Wie werden Leiharbeiter in die Personalzeitwirtschaft integriert?

Viele Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ). Synonyme hierfür sind Leiharbeitnehmer oder auch Leiharbeiter, Fremdfirmenmitarbeiter oder Personalleasing.

Für diese Mitarbeiter sollen die Arbeitszeiten erfasst werden und im Rahmen der Personaleinsatzplanung sollen diese Personen verplant werden.

In den folgenden Abschnitten werden Fragen beantwortet, wie Leiharbeitnehmer in die Personalzeitwirtschaft und die Personaleinsatzplanung eines Unternehmens eingebunden werden können.

Was bedeutet Arbeitnehmerüberlassung?

Ziel vieler Unternehmen ist es, dass die Mitarbeiter, die im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung beschäftigt sind, auch an der Arbeitszeiterfassung teilnehmen. Üblicherweise buchen Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen-Zeiten mit ihrem Ausweis an Zeiterfassungsterminals. Die Stammdaten, welche an die Zeiterfassungsterminals geladen werden, kommen aus der Personalzeitwirtschaft des Unternehmens.

Folglich müssen auch die Stammdaten für Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass ggf. einerseits der Personalstamm der eigenen Mitarbeiter über eine Schnittstelle zur Lohn- & Gehalts-Abrechnung an die Personalzeitwirtschaft übertragen wird, andererseits zusätzlich Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft hinzugefügt werden.

Die .adicomPZW bietet unkompliziert die Möglichkeit eigene und Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft zu verwalten. Es ist jeweils im Personalstamm gekennzeichnet, um welchen Mitarbeiter es sich handelt. Somit können auch eigene und fremde Mitarbeiter in der gleichen Organisationsebene eingegliedert sein, oder es kann gesteuert werden, dass nur für eigene Mitarbeiter die Daten an die Lohn- & Gehalts-Abrechnung übertragen werden.

Wie kann die Zeiterfassung für Fremdfirmen-Mitarbeiter erfolgen?

Ziel vieler Unternehmen ist es, dass die Mitarbeiter, die im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung beschäftigt sind, auch an der Arbeitszeiterfassung teilnehmen. Üblicherweise buchen Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen-Zeiten mit ihrem Ausweis an Zeiterfassungsterminals. Die Stammdaten, welche an die Zeiterfassungsterminals geladen werden, kommen aus der Personalzeitwirtschaft des Unternehmens.

Folglich müssen auch die Stammdaten für Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass ggf. einerseits der Personalstamm der eigenen Mitarbeiter über eine Schnittstelle zur Lohn- & Gehalts-Abrechnung an die Personalzeitwirtschaft übertragen wird, andererseits zusätzlich Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft hinzugefügt werden.

Die .adicomPZW bietet unkompliziert die Möglichkeit eigene und Fremdfirmen-Mitarbeiter in der Personalzeitwirtschaft zu verwalten. Es ist jeweils im Personalstamm gekennzeichnet, um welchen Mitarbeiter es sich handelt. Somit können auch eigene und fremde Mitarbeiter in der gleichen Organisationsebene eingegliedert sein, oder es kann gesteuert werden, dass nur für eigene Mitarbeiter die Daten an die Lohn- & Gehalts-Abrechnung übertragen werden.

Können in der Zutrittskontrolle auch Leiharbeiter verwaltet werden?

Neben der Zeiterfassung soll auch die Zutrittskontrolle über den gleichen Weg gesteuert werden. Auch hier wird die Steuerung der Zutrittskontrolle mit den Stammdaten der Personalzeitwirtschaft versorgt.

Sind eigene und fremde Mitarbeiter in einem System, kann z.B. eine Anwesenheitsliste (z.B. im Brandfall) einfach ermittelt werden.

Wie wird ein Zeitnachweis für Leiharbeitnehmer erstellt?

Werden Leiharbeitnehmer in der Personalzeiterfassung eines Unternehmens mit verwaltet, kann das Unternehmen auf einfachstem Weg einen Nachweis der geleisteten Einsätze extrahieren. Hier werden nicht nur die Bruttoarbeitszeiten ermittelt, sondern gemäß den Regeln der Zeitwirtschaft, können die tatsächlich angerechneten Arbeitszeiten errechnet werden. Also z.B. Zeiten abzgl. von Pausen, Rundungen und genehmigten Mehrarbeitszeiten.

Die so gewonnen Nettozeiten können pro Leiharbeiter und Tag oder summiert je Woche oder Monat ermittelt werden.

Kann eine Personaleinsatzplanung auch für Fremdfirmen-Mitarbeiter genutzt werden?

Bei einer Personaleinsatzplanung soll der Planer dahingehend unterstützt werden, dass ein nicht gedeckter Personalbedarf ersichtlich ist und ggf. ein unbesetzter Arbeitsplatz durch einen Mitarbeiter aus der Arbeitnehmerüberlassung gedeckt werden kann.

In der .adicomPEP können die Fremdfirmen-Mitarbeiter vielfältig in die Personaleinsatzplanung integriert werden.

In den Stammdaten können sowohl eigene als auch fremde Mitarbeiter geführt werden. Dabei kann ein Mitarbeiter aus der Fremdfirma namentlich hinterlegt sein oder er wird nur als „Dummy“ ausgewiesen („Firma XYZ Nr.1“).
Eine automatische Einsatzplanung kann bei Bedarf nur eigene Mitarbeiter anhand verschiedener Regeln einplanen, Fremdfirmen-Mitarbeiter werden hingegen bei Bedarf nur manuell verplant.
Für Fremdfirmen-Mitarbeiter können eigene Pools. mit verfügbaren, nicht eingeplanten Personen definiert werden.
Nach einer abgeschlossenen Planung kann ermittelt werden, wieviel und ggf. welche Personen einer Leiharbeitsfirma für den geplanten Zeitraum angefordert werden müssen.

Können Leiharbeitnehmer in der .adicomPZW verwaltet werden?

Sowohl in einer Personalzeitwirtschaft als auch in einer Personaleinsatzplanung eines Unternehmens sollten auch Mitarbeiter im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung verwaltet werden können. Die .adicomPZW und .adicomPEP bietet vielfältige Möglichkeiten zur Abbildung der oben aufgeführten Anforderungen.