In der Vergangenheit wurden mittels Steckkarten die Arbeitszeiten am Stempelautomat erfasst, die am Monatsende Grundlage zur Auszahlung von Löhnen und Gehältern waren bzw. den Mitarbeitern als Liste zur Verfügung gestellt wurden. Heute sind es EDV gestützte, hochkomplexe Softwarelösungen die diese Aufgabe in den Unternehmen übernommen haben. Das Personal erfasst über einen eindeutig zugeordneten Ausweis die Kommt-/Geht-Zeiten an Buchungsterminals, die in die IT Infrastruktur der Unternehmen netzwerktechnisch fest eingebunden sind oder es werden andere Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten von den Unternehmen angeboten. Außer den Arbeitszeiten werden auch Fehlzeiten elektronisch erfasst oder Informationen zum Arbeitszeitkonto abgefragt. Zudem stellen heute viele Unternehmen sogenannte Online Portale zur Verfügung über die jeder Mitarbeiter sein Arbeitszeitkonto einsehen kann.

Erfasste Zeiten werden anschließend nach den tariflichen und unternehmenseigenen Regelwerken bewertet und in den Arbeitszeitkonten für jeden Mitarbeiter individualisiert aufbereitet. Das Arbeitszeitkonto spiegelt zum einen das Buchungsverhalten der jeweiligen Person wieder, gibt Aufschluss darüber ob die Buchungszeiten eventuell gerundet wurden und zeigt die fertig aufbereiteten Zeitkonten der Mitarbeiter an. Es wird die täglich zu erbringende Sollzeit des Mitarbeiters der gestempelten Zeit gegenübergestellt und die Differenz ergibt in der Regel den Saldo der mit einem Minus oder Plus ausgewiesen werden kann. Zudem werden alle Zuschlagskonten wie z. B. Mehrarbeit, Nachtarbeit, Schichtzulagen, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit, Kurzzeitkonten, Langzeitkonten etc. im individualisierten Arbeitszeitkonto auf Tages-, Wochen- Monats- oder Jahresbasis ausgewiesen.

Im Arbeitszeitkonto spiegeln sich auf der Zeitschiene gesehen historisch alle Arbeitszeitschwankungen wieder. In denen wo z. B. Überstunden angeordnet waren, steigt der Saldo an oder in Zeiten wo die Auftragslage der Unternehmen dünner ist, wird der Saldo abgebaut. Somit haben die Unternehmen zum einen die Möglichkeit für die Mitarbeiter geschaffen, in denen wo es viel zu tun gibt die Zeitkonten zu füllen und in schwächeren Auftragszeiten die Konten wieder abzubauen. Es muss nicht grundsätzlich jegliche saisonal notwendige Mehrarbeit zur Auszahlung kommen.

Außer den gebuchten Arbeitszeiten werden alle vom Mitarbeiter beantragte oder von der Personalabteilung eingetragene Fehl- und Anwesenheitszeiten mit ausgewiesen. Urlaube, Dienstreisen, Krankheiten, Arztbesuche, Dienstgänge etc. werden als Tages- oder Halbtagsfehlzeiten, als Stundensummen oder mit Von- Bis-Uhrzeit im Arbeitszeitkonto dargestellt. Mit der Summierung aller Fehl- und Anwesenheitszeiten plus den gebuchten Arbeitszeiten werden die Monatssummen für die einzelnen Konten gebildet.

In der Regel wird das Arbeitszeitkonto den Mitarbeitern entweder am Monatsende per Ausdruck zur Verfügung gestellt, oder die Mitarbeiter haben über einen begrenzten Zugriff auf das System, die Möglichkeit ihr Arbeitszeitkonto online einzusehen.

Über zeitlich bezogene Auswertungen kann das Unternehmen wichtige Informationen über z. B kurzfristige und langfristige saisonale Schwankungen bekommen. Es können Maßnahmen abgeleitet werden die zur besseren Unternehmensplanung absolut notwendig sind und die Betriebs- und Servicezeiten können besser geplant und gesteuert werden.

Das Arbeitszeitkonto ist eine nahtlose Dokumentation zu den erfassten Arbeits-, Fehl- und Anwesenheitszeiten. Jeder Mitarbeiter kann in irgendeiner Weise sein Arbeitszeitkonto einsehen und hat so einen Nachweis über seine erbrachten Arbeitszeiten. Er sieht sofort, welche Arbeitszeiten mit einem Zuschlag versehen sind, die nach der Übertragung an ein Lohn- & Gehaltssystem mit einem prozentualen Aufschlag ausbezahlt werden. Die Unternehmen hingegen sind der Pflicht nachgekommen, die gearbeiteten Zeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren und nachweislich in EDV gestützten Systemen festzuhalten. Ein elektronisch geführtes Arbeitszeitkonto bietet den Unternehmen die Möglichkeit die Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Aus den Rückschlüssen zu den gearbeiteten Zeiten im Unternehmen, können neue für die Zukunft notwendige Arbeitszeitmodelle entwickelt werden. Ein elektronisch geführtes Arbeitszeitkonto ist im Sinne des Arbeitnehmers als auch im Sinne des Arbeitgebers positiv zu werten.