Der Begriff Genehmigungsworkflow erfasst und interpretiert zur Laufzeit Ereignisse die im Personal Zeitwirtschaftssystem stattfinden und löst Aktionen aus, auf die bestimmte Personenkreise im Unternehmen reagieren müssen.

Definition: Genehmigungsworkflow

Innerhalb einer definierten Frist müssen verantwortliche Personen auf erfasste Ereignisse bestimmte Aktionen ausführen. Z. B. genehmigen oder Ablehnen von Urlaubsanträgen, Dienstreisen, etc. oder erfassten Zeitbuchungen.

Mit dem Erfassen von Ereignissen und auslösen bestimmter Aktionen im System, werden Informationen auch an Fremdsysteme wie z. B. Outlook übertragen.

Ein Genehmigungsworkflow in einer Personalzeitwirtschaft kann einstufig oder auch mehrstufig ausgelegt sein. Bei einem einstufigen Workflow wird in der Regel immer nur ein direkter Vorgesetzter in den Ablauf mit einbezogen. Bei einem mehrstufigen Workflow werden in der Regel alle hierarchisch übergeordnete Personen mit einbezogen.

Die Aufgabe des Workflows ist es, eine papierlose, elektronische Dokumentation von Genehmigungen und Ablehnungen von Fehlzeiten und Zeitbuchungen historisch im System zu dokumentieren.