Was ist ein Workflow?

Definition: Was ist ein Workflow? Was versteht man unter einem Workflow? Diese und weitere Fragen beantworten wir Ihnen im FAQ Bereich.

Was ist ein Workflow?

Der Begriff Workflow oder im Deutschen auch Arbeitsablauf genannt, unterstützt die Geschäftsprozesse für die in der Vergangenheit endlose Papiermengen und wo manuelles erfassen notwendig war. Ein elektronisch unterstützter und in die IT Umgebung eingebetteter Workflow ist heute in den Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

Heute ist der Workflow als eigenständiges Modul in vielen EDV Anwendungen integriert und kann für die dafür vorgesehenen Zwecke eingesetzt werden. Ziel eines Workflows ist es, möglichst effizient und papierlos bestimmte Prozesse in den Unternehmen zu unterstützen und in miteinander verzahnten Systemlandschaften abzubilden. Von einem modernen Workflow wird dann gesprochen, wenn dieser den Anwender in seinem Tun unterstützt und abhängig von Plausibilitäten dem Anwender Entscheidungsvorschläge zu den notwendigen und auszuführenden Aktionen anbietet.

Ein Workflow muss vor der eigentlichen Ausführung bereits autark entscheiden, wohin der Anwender durch die nachfolgenden Aktionen geführt werden soll. Handelt es sich um eine bloße Bestätigung durch den Anwender, oder muss der Anwender noch Entscheidungen treffen um die nachfolgenden Aktionen auszuführen zu können.

Arbeitsablauf, Prozess und Abhängigkeit

Eine wichtige Rolle spielt innerhalb eines Workflows die Einheit Zeit. Denn die meisten Prozesse innerhalb eines Unternehmens stehen in Abhängigkeit von anderen Arbeitsgängen oder Terminen. Somit muss der Workflow die terminlichen Gegebenheiten und Abhängigkeiten bei der Ausführung berücksichtigen. Und in vielen Entscheidungen reicht es nicht immer aus, wenn ein einzelner Mitarbeiter zu Entscheidungen herangezogen und verantwortlich gemacht wird, sondern es müssen weitere Personen des Unternehmens in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden. Daher muss ein moderner Workflow so gestaltet und parametriert werden können, dass dieser ein Mehrfachgenehmigung oder Ablehnung zulässt.

Berechtigungen von Geschäftsprozessen

Um einen Workflow ausführen zu können muss ein definierter Anfang, ein von den Plausibilitäten abhängiger Durchlauf und ein definiertes Ende für den abzubildenden Geschäftsprozess vorliegen. EDV gestützte Anwendungen müssen so flexibel parametriert werden können, um diese Bedingungen innerhalb des notwendigen Workflow gewährleisten zu können. Es müssen abhängig von den berechtigten Usern alle Parameter, Plausibilitäten und zeitliche Abhängigkeiten parametrierbar sein.

Ziel des Workflows

Mit der Einführung eines Workflows soll die Transparenz, die Verfügbarkeit von Informationen und die Qualität der Daten im Unternehmen verbessert werden. Durch die Sicht aller Beteiligten auf den gleichen Datenbestand im Unternehmen, werden anstehende Entscheidungen erleichtert und beschleunigt. Eine spätere Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit ist gewährleistet, da alle Daten historisch in den Systemen abgelegt und verwaltet werden.