Die Qualifikation ist einer der wichtigsten Parameter in einer Personaleinsatzplanung. Einerseits ist sie dem Bedarf zugeordnet, so wird an einem Arbeitsplatz eine ganz bestimmte Qualifikation benötigt. Andererseits hat jeder Mitarbeiter eine Reihe von Qualifikationen, also welche Arbeitsplätze kann er bedienen. Die tabellarische Übersicht welcher Mitarbeiter welche Qualifikation hat, wird als Qualifikationsmatrix bezeichnet.

Die Qualifikation kann unterschiedlich interpretiert werden. Für die Personaleinsatzplanung ist die arbeitsplatzbezogene Qualifikation die Wichtigste. Diese beschreibt die Fähigkeit, ob und ggf. wie gut eine Person den Arbeitsplatz bedienen kann oder nicht.

Neben den arbeitsplatzbezogenen Qualifikationen gibt es auch arbeitsplatzunabhängige Qualifikationen. Hierzu zählen Führerscheine (Staplerschein), Unterweisungen (Sicherheitseinweisung), Gesundheitsuntersuchungen (G-Untersuchungen) oder allgemeine Qualifikationen (Ersthelfer).
Eine Nebenqualifikation kann auch beschreiben, dass eine Person etwas nicht kann oder nur eingeschränkt kann. Aufgrund einer Krankheit kann eine Person z.B. nur Gewichte bis 20 Kilogramm heben oder darf keiner Hitze oder Lärm ausgesetzt werden.

Die Zuordnung einer Qualifikation zu einem Mitarbeiter kann in verschiedene Stufen eingeteilt werden. Dabei wird unterschieden, wie gut ein Mitarbeiter einen Arbeitsplatz ausfüllen kann. Ist er nur angelernt und kann helfen, oder ist der Fachmann, der andere auch einweisen und schulen kann.
In Hinblick auf die Ausbildung der Mitarbeiter kann der Werdegang, also das Erreichen einer nächsthöheren Qualifikationsstufe langfristig geplant werden.

Die Priorität hingegen steuert insbesondere in einer automatisierten Personaleinsatzplanung welche Person auf einen Arbeitsplatz eingeplant wird, wenn mehrere Personen mit gleicher Qualifikation zur Verfügung stehen. Dadurch wird erreicht, dass Personen mit einer Engpass-Qualifikation bei einer automatischen Planung nicht auf Arbeitsplätze mit einem Überangebot geplant werden. Die Priorität kann auch genutzt werden, um wenn eine Person möglich immer auf den gleichen Arbeitsplatz zu verplanen, oder genau das Gegenteil, dafür zu sorgen, dass ein regelmäßiger Wechsel des Arbeitsplatzes stattfindet (Job-Rotation), damit die Qualifikation nicht verlorengeht.

Personenbezogene Qualifikationen können unterschiedliche Gültigkeitszeiträume haben. Manche Qualifikationen werden einmalig erworben, andere müssen zyklisch z.B. durch Schulungen oder Einweisungen wiederholten. Der Ablauf einer Qualifikation kann in einer Qualifikationsmatrix übersichtlich dargestellt werden. Mit Hilfe einer Ampelfunktion können abgelaufene (rot), demnächst ablaufende (orange und gelb) und noch länger bzw. unbegrenzt gültige Qualifikationen überschau bar visualisiert werden. Ziel ist es rechtzeitig den Bedarf nach Nachschulungen zu erkennen.

Insbesondere für eine Personaleinsatzplanung ist die Definition hierarchischer Qualifikationen sinnvoll. So ist z.B. für die Bedienung eines Arbeitsplatzes einerseits die arbeitsplatzbezogene Qualifikation notwendig. Andererseits werden für den Arbeitsplatz Nebenqualifikation wie z.B. ein Staplerführerschein oder eine Gesundheitsuntersuchung benötigt. Da jede dieser Einzelqualifikationen unterschiedliche Gültigkeitszeiträume haben kann, müssen diese auch getrennt oder eben hierarchisch verwaltet werden.