Was bedeutet mittelfristige Personaleinsatzplanung?
Mit dem Begriff mittelfristige Personalplanung wird auf Basis des Produktionsplans eine Einteilung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter durchgeführt. Hier werden die Mitarbeiter direkt auf die Arbeitsplätze geplant, Schichtwechsel abgestimmt oder der Bedarf an Leiharbeitnehmer angemeldet. Der Horizont erstreckt sich von der nächsten Woche bis auf mehrere Wochen oder Monate.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine automatische Personaleinsatzplanung?
In dieser Stufe kann eine Software den Planer sehr gut automatisiert unterstützen. Anhand von vordefinierten Algorithmen können die Mitarbeiter auf die einzelnen Arbeitsplätze derart verplant werden, dass alle Arbeitsplätze belegt sind und die dafür benötigten Qualifikationen auch vorhanden sind. Diese Algorithmen können unterschiedliche Kriterien (ggf. auch kombiniert) berücksichtigen.
Qualifikation:
Jeder verplante Mitarbeiter muss die an diesem Arbeitsplatz geforderte Qualifikation besitzen. Dabei muss der Algorithmus auch berücksichtigen, dass ein Mitarbeiter mit einer speziellen Qualifikation (Engpass-Qualifikation) nicht auf einen Arbeitsplatz verplant wird, den viele andere Mitarbeiter auch besetzten können.
Stammarbeitsplatz:
Die Mitarbeiter werden auf ihre Stammarbeitsplätze gesetzt und nur wenn der Stamm-Mitarbeiter nicht verfügbar ist, selektiert der Algorithmus einen anderen noch ungeplanten Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation
Lohngruppe:
Unter dem Kostenaspekt sollte ein Algorithmus die Mitarbeiter entsprechend ihrer zugeordneten Lohngruppe einplanen. Einerseits sollten „teure“ Mitarbeiter nicht auf Arbeitsplätzen mit einer geringen Entlohnung eingeplant werden, andererseits sollte ein Mitarbeiter nicht automatisch auf einen höherwertigen Arbeitsplatz gesetzt werden.
Konten und Salden:
Stehen mehrere Mitarbeiter mit gleicher Qualifikation für einen Arbeitsplatz zur Verfügung, kann der Algorithmus den Mitarbeiter mit einem geringeren Freizeitkontostand einplanen, während der Mitarbeiter mit dem höheren Freizeitkontostand ggf. einen Tag Freizeitausgleich nehmen kann.
Jobrotation:
Im Gegensatz zur Planung auf Stammarbeitsplätze kann es gewünscht sein, dass Mitarbeiter oft den Arbeitsplatz wechseln, insbesondere damit eine vorhandene Qualifikation nicht verloren geht.
Der Planer sollte aber nicht den Anspruch haben, dass eine automatische Einsatzplanung den Bedarf immer zu 100 Prozent deckt. Das wäre der Idealfall, der aber selten erreicht werden kann.
Was ist eine manuelle Personaleinsatzplanung?
Es werden nach der automatischen Planung meist Arbeitsplätze unbesetzt und / oder Mitarbeiter ungeplant bleiben. Eine manuelle Feinjustierung ist im Anschluss oft notwendig. Dabei kann ein System den Planer vielfältig unterstützen. Die Visualisierung ungeplanter Mitarbeiter ggf. auch aus anderen Bereichen oder Teams, die Anzeige aktueller Konten und Restbudgets oder Vorschläge möglicher Ersatzmitarbeiter.
Was bedeutet Bringschichten Börse?
In der mittelfristigen Personaleinsatzplanung werden immer mehr auch die Mitarbeiter selbst mit einbezogen. In 5-Schichtmodelle müssen Mitarbeiter sogenannten Bringschichten leisten um ihre Sollzeit zu erreichen.
Diese Bringschichten werden an Tagen eingeplant, an denen gemäß Schichtrhythmus ein arbeitsfreier Tag ist. Dies ist dann gewünscht, wenn in einer anderen Schicht zu wenig Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Bei einer vorausschauenden Urlaubsplanung kann dies in einem Workflow zwischen Planer und Mitarbeiter in folgenden Schritten erfolgen:
- Der Planer erkennt, dass einem Tag in einer Schicht eine bestimmte Qualifikation fehlt
- Die Anwendung schlägt Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation vor, die nicht Bringschichten leisten müssen
- Der Planer sendet eine Anfrage an ausgewählte Mitarbeiter
- Der Mitarbeiter bewirbt sich für eine Schicht oder lehnt diese ab.
- Der Planer wählt aus den Zusagen einen Mitarbeiter aus.
Ziel der mittelfristigen Planung ist es, dass möglichst alle Arbeitsplätze besetzt und keine Mitarbeiter ungeplant sind.