Wie genehmige ich Abwesenheiten in der Plantafel?
Die adicom Personalzeitwirtschaft unterstützt Genehmigungsprozesse. Ein klassischer einstufiger Prozess gestaltet sich zum Beispiel wie folgt:
- Ein Mitarbeiter trägt Urlaub oder eine andere genehmigungspflichtige Abwesenheit ein.
- Der Urlaub ist eingetragen, jedoch ungenehmigt.
- Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung.
- Der Vorgesetzte prüft den Urlaub und genehmigt diesen, oder lehnt ab.
- Der Mitarbeiter erhält eine Info über die Genehmigung oder Ablehnung.
Dieser Text zeigt, wie diese Aktionen in der Plantafel ausgeführt werden.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Mitarbeiter beantragt Urlaub
Der Mitarbeiter trägt in der Plantafel geplante Abwesenheit über einen bestimmten Zeitraum angezeigt ein. Hat der Mitarbeiter keinen Zugriff oder ist verhindert, kann auch der Vorgesetzte den Urlaub für den Mitarbeiter eintragen.
Die Planung wird automatisch blau unterlegt, die signalisiert, dass die Genehmigung noch aussteht. Die Planung ist also erst einmal nur beantragt.
Schritt 2: Genehmigungsdialog öffnen
Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung, z.B. über die Mailbox oder per Mail, oder sieht beim Blick in die Plantafel direkt, dass eine Planung blau eingefärbt ist: Diese muss bearbeitet werden.
Er klickt mit Rechtsklick der Maus auf den geplanten Abwesenheitszeitraum, im erscheinenden Popup-Menü klickt er auf: Genehmigungsstatus.
Schritt 3: Genehmigen oder ablehnen
Im sich öffnenden Popup kann der Vorgesetzte die gewünschte Aktion, genehmigen oder ablehnen, vornehmen, jeweils durch einen Klick in das jeweilige Feld „Gen.“ oder „Abg.“. Hier wird auch noch einmal der Zeitraum der Planung angezeigt. Die Genehmigung gilt ebenso für den gesamten Zeitraum.
Schritt 4: Nachricht erfassen und Bestätigen
Vor Abschluss der Genehmigung hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, eine Nachricht oder einen Kommentar zur Genehmigung oder Ablehnung einzugeben. Der Mitarbeiter kann diesen Text später ebenfalls einsehen. Hier empfiehlt sich zum Beispiel eine Begründung, wenn der Urlaub abgelehnt wurde. Ist die An-/Abwesenheitsart in den Grunddaten so parametriert, dass ein Grund eingegeben werden muss, muss an der Stelle ein Text mitgegeben werden. Anderenfalls kann der Text auch leer bleiben.
Mit dem Klick auf „Ok“ bestätigt der Vorgesetzte die Aktion und schließt die Genehmigung ab.
Schritt 5: Fehlgeschlagene Genehmigung
Im Falle eines Fehlers erscheint eine entsprechende Meldung. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn dem Vorgesetzten die Berechtigung fehlt, den Urlaub zu genehmigen. Der Vorgesetzte kontaktiert die HR Abteilung oder einen PZW-Administrator.
Schritt 6: Abwesenheitsplanung erhält neuen Status
Nachdem der Genehmigungsvorgang abgeschlossen ist, wechselt die Farbe der Abwesenheit von blau auf grün. Sollte der Antrag abgelehnt worden sein, wird die Abwesenheit gelöscht.