Jede betriebszugehörige Person ist in der Regel mit einem Chip oder einem Ausweis ausgestattet mit dem die Arbeitszeiten an einem dafür vorgesehenen Erfassungsterminal gebucht werden können. Zudem können sich berechtigte Personen mit dem Chip oder Ausweis oft Zutritt zu den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen verschaffen, sofern eine Zutrittskontrolle auf dem Werksgelände oder an den Gebäuden zu bestimmten Räumlichkeiten vorhanden ist. Neben der Möglichkeit sich über einen Chip oder Ausweis zu identifizieren, gibt es heute weitere technische Varianten wie zum Beispiel die Identifizierung über den Fingerprint oder der Iris. Über welches Medium die Identifizierung erfolgt ist zunächst immer eine Entscheidung des jeweiligen Unternehmens. Hierzu gibt es je nach Branche die unterschiedlichsten Vorgaben an die Hersteller von Erfassungsgeräten.

In einem Erfassungssystem das softwaretechnisch mit den Buchungsterminals kommuniziert, sind die im Unternehmen gültigen Ausweisnummern abgelegt und gleichzeitig mit einer Personalnummer verknüpft. Mit der Personalnummer sind die weiteren Daten wie Name, Vorname, Abteilung, Kostenstelle, Geburtsdatum, etc. zur Person abgelegt. Jede Person kann also einen oder aber auch mehrere Ausweise besitzen, mit welchen eine Identifizierung an den Buchungsterminals vorgenommen werden kann. Mit dem Erfassen einer Buchung am Buchungsterminal wird über das Lesen der Ausweisnummer im danach geschalteten System ein mit dem Zeitstempel versehenen Buchungseintrag für die Personalnummer generiert. Somit ist ein Buchungsvorgang abgeschlossen und die Arbeitszeit im System erfasst und eindeutig einer Person zugeordnet. Alle Zeitbuchungen werden in einer sogenannten Dokumententabelle festgehalten, in der die Einträge einmalig geschrieben werden, jedoch danach nicht mehr ohne Korrekturkennung geändert werden können.

Von da an beginnt die eigentliche Aufbereitung der Arbeitszeiten in der Personalzeitwirtschaft. Die erfassten Buchungen werden abhängig von den tariflichen Bestimmungen, den Betriebsvereinbarungen und den gesetzlichen Vorgaben nach den vom Unternehmen vorgegebenen Regelwerken verarbeitet und sogenannte Zeittöpfe oder Zeitkonten aufbereitet. Es werden zum Beispiel abhängig von den gebuchten Zeiten die Nachtzuschläge, Sonn- und Feiertagszuschläge erzeugt. Zudem werden die einer Person zugeordneten Parameter wie Zeitmodell, Pausenmodell, Rundungsmodell, Schichtkennzeichen, Kostenstelle, etc. zur Berechnung der Zeitkonten herangezogen. In der Personalzeitwirtschaft wird also die logische Verarbeitung der erfassten Zeiten vollzogen.

Nach der vollständigen Aufbereitung der Zeitkonten, die im Fachjargon Lohnarten genannt werden, findet dann je nach Abrechnungszyklus eine Übertragung der Lohnarten an das Lohn- & Gehaltssystem statt. Über eine in der Personalzeitwirtschaft vorhandene Schnittstelle werden die Daten in einem beliebigen Satzformat an die Fremdsysteme übergeben. In welchem Format die Daten zur Übergabe bereitgestellt werden, steht immer in Abhängigkeit des jeweiligen Lohn- & Gehaltsystems.