Was ist ein Erfassungssystem?
Unter dem Begriff Erfassungssysteme fallen zunächst mal alle Systeme Mittels denen Daten erfasst und verarbeitet werden. Ob es sich dabei um manuelle Erfassung über Eingabedialoge, einer optischen Erfassung z. B. Mittels Kameras oder sogenannten Lesesystemen handelt, spielt zunächst mal keine Rolle. Es kommt immer darauf an, zu welchem Zweck die Erfassung von Daten genutzt werden soll. Z. B. an Kassensystemen werden die Preise der Waren optisch erfasst und in Geldbeträgen für den Konsumenten ausgewiesen. In Fertigungsunternehmen werden Stückzahlen und Mengen erfasst die an den Produktionsstraßen gefertigt werden. Mitarbeiter in den Unternehmen erfassen ihre Arbeitszeiten Mittels Identifizierung eines eindeutigen Ausweises an sogenannten Buchungsterminals. Es gibt heute eine Vielzahl von Möglichkeiten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens zu erfassen.
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Erfassung von Arbeitszeiten
Die adicom-solutions GmbH ist ein Anbieter von HR Systemen, einer Personalzeitwirtschaft und einer Personaleinsatzplanung. Dabei spielt natürlich die Erfassung von Arbeitszeiten eine entscheidende Rolle. Hinter einer Arbeitszeiterfassung verbirgt sich zunächst mal eine Software, die alle an den Buchungsterminals oder virtuellen Anwendungen erfassten Arbeitszeiten in das System einließt und Informationen über Kontostände, Budgets, etc. an die Erfassungsgeräte sendet. Es gibt heute eine Vielzahl von Möglichkeiten über welches Medium die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfasst werden.
In der Regel werden die klassischen Kommt- und Geht-Stempelungen durch das Vorhalten eines Ausweises oder Chips an einem Erfassungsterminal ausgelöst. Die einmalig vorhandene Ausweisnummer ist im System mit einer Person (Personalnummer) verknüpft, um somit eine Arbeitszeitbuchung eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen zu können.
Alle modernen Erfassungssysteme basieren auf einer relationalen Datenbank, in der die Buchungen eindeutig zu der erfassenden Person abgelegt und gespeichert werden. Jede Buchung ist eine eindeutige Identifizierung verknüpft mit einem Zeitstempel. Die erfassten Buchungen werden in der Regel in einer sogenannten Dokumententabelle abgelegt und Weiterverarbeitung und zur Aufbereitung der unterschiedlichsten Zeitkonten nur noch ausgelesen.
Arbeitszeiten der Mitarbeiter
Ziel eines Erfassungssystems im Sinne von Arbeitszeiterfassung ist es, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen minutengenau festzuhalten um somit einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden im Unternehmen zu bekommen. An Hand der erfassten Arbeitsstunden können Rückschlüsse zur Auslastungssituation in den Unternehmen gezogen werden. Das Management hat somit Anhaltspunkte darüber, wieviel Personal zur Bewältigung der täglichen Aufgaben benötigt wird. Also ist die erfasste Arbeitszeit ein Parameter der zur zukünftigen Personalplanung mit einbezogen werden kann. Zudem werden bei Lohnempfängern die Arbeitszeiten zur Bemessung der Zuschläge herangezogen. Es ist ein Unterschied, ob am Tag, in der Nacht, am Sonntag oder an einem Feiertag oder z. B. in einem Schichtbetrieb gearbeitet wird.
Alle Erfassungssysteme dienen dazu, die notwendigen Informationen über ein für den jeweiligen Zweck passendes Identifizierungsmedium zu erfassen und in einem System festzuhalten.