Vorgegeben ist ein Personal- bzw. genauer Qualifikationsbedarf. Tages- oder schichtgenau wird je Linie oder Arbeitsplatz die Anzahl der benötigten Qualifikationen definiert. Die Bedarfsermittlung erfolgt üblicherweise in der Produktionssteuerung in einem Vorsystem (ERP-System). Alternativ kann der Qualifikationsbedarf auch direkt in der Personaleinsatzplanung hinterlegt werden.

Das Personal- bzw. Qualifikationsangebot ergibt sich aus den zur Verfügung stehenden Mitarbeitern. Grundlage sind die in der Personalzeitwirtschaft eingeplanten Schichtmodelle sowie die geplanten Abwesenheiten je Mitarbeiter.

Die eigentliche Einsatzplanung erfolgt im nächsten Schritt. Hierbei wird der Qualifikationsbedarf durch das Qualifikationsangebot gedeckt. Dies kann automatisch durch einen vorgegebenen Algorithmus erfolgen, oder ein Planer setzt die Personen manuell auf die Arbeitsplätze.

Bei der automatischen Planung können verschiedene Kriterien herangezogen werden, welcher Mitarbeiter auf einen Arbeitsplatz eingeplant wird. Das am meiste verbreitete Kriterium ist die Qualifikation. Weitere Kriterien sind ein Stammarbeitsplatz, die Priorität der Qualifikation, die Lohngruppe oder der Stand von Gleitzeit- oder Mehrarbeitskonten. Auch können unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Soll, wenn möglich, ein Mitarbeiter immer auf dem gleichen Arbeitsplatz eingeplant werden oder soll bewusst der Arbeitsplatzwechsel forciert werden (Job-Rotation).

Neben der automatischen Planung soll es dem Planer jederzeit möglich sein, die Planung auch manuell durchzuführen oder zu ergänzen. Hier soll das System den Planer bei der Auswahl der Personen optimal unterstützen. Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung. Wie sehen die Arbeitszeitkonten aus. Welche Ruhezeiten müssen bei einem Schichtwechsel beachtet werden.

Nicht verplante Personen werden in unterschiedlichen Pools angezeigt. Sind alle Arbeitsplätze eines Bereichs besetzt und Personen sind noch im Pool, so ist eine Überdeckung vorhanden. Sind dagegen Arbeitsplätze noch nicht besetzt und die Pools sind leer, so liegt eine Unterdeckung vor.
Personen können dabei in unterschiedliche Pools visualisiert werden. In einem Pool werden nur Mitarbeiter aus dem eigenen Bereich angezeigt. In einem weiteren Pool sind Personen aus anderen Bereichen, die ggf. von einem anderen Planer freigegeben wurden. Weitere Pools können z.B. für Leiharbeitskräfte genutzt werden. Prinzipiell können Leiharbeitnehmer bzw. Mitarbeiter aus Fremdfirmen für die Personaleinsatzplanung wie eigene Mitarbeiter betrachtet werden.

In der kurzfristigen Planung (für den nächsten Tag oder die nächste Schicht) soll auf unvorhergesehene Ereignisse reagiert werden. Der krankheitsbedingte Ausfall eines Mitarbeiters oder Defekt einer Maschine.
In der mittelfristigen Planung (für die nächste Woche oder Monat) wird auf Basis des Produktionsplans eine Einteilung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter durchgeführt. Hier werden Schichtwechsel geplant oder der Bedarf an Leiharbeitnehmer angemeldet.

In der Langfristplanung (für mehrere Wochen bis zu einem Jahr) wird die grobe Verfügbarkeit des Personals ermittelt und mit dem Bedarf abgeglichen (Soll-/Ist-Abgleich). Ziel ist es in ersten Linie sicherzustellen, dass z.B. nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub gehen.

Eine Personaleinsatzplanung ist nicht als isolierte Anwendung innerhalb eines Unternehmens zu sehen. Es existieren i.d.R. eine Reihe von Schnittstellen. Die Personaleinsatzplanung wird mit Daten versorgt und gleichzeitig können Daten an andere Systeme weitergeleitet werden.
Der Qualifikationsbedarf wird aus einem Vorsystem (ERP-System, z.B. SAP) übernommen. Das Qualifikationsbedarf aus einer Personalzeitwirtschaft, wobei es sehr vorteilhaft ist, wenn sich bei Personalzeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung um eine integrierte Anwendung handelt.

Aus der Personaleinsatzplanung können lohnrelevante Informationen an die Abrechnung übergeben werden (z.B. arbeitsplatzbezogene Zulagen), insbesondere wenn keine Betriebsdatenerfassung vorhanden ist. Auch für das Controlling und die Kostenrechnung werden wertvolle Informationen geliefert, wie die Anzahl der Personen, die in einer Schicht auf einer Linie gearbeitet haben.