Einführung in das Zeitkonto der Personalzeitwirtschaft .adicomPZW
Wie können Arbeitgebern und Arbeitnehmern die erfassten Arbeitszeiten und errechneten Salden, wie Gleitzeit und Mehrarbeit analysieren und ggfs. korrigieren? Genau dafür bietet .adicomPZW dafür den Dialog „Zeitkonto“.
Im Zeitkonto werden alle Zeitstempelungen, An- und Abwesenheiten, Umbuchungen sowie der Verlauf aller Konten historisch festgehalten und dargestellt. Jedes Unternehmen kann aus den Zeitkonten der Mitarbeiter Rückschlüsse ziehen und für zukünftige Unternehmensplanungen verwenden. Die Daten sind auf täglicher Basis ausgewiesen, werden jedoch übersichtlich je Monat zusammengefasst.
Das Zeitkonto ist so konzipiert, dass es nicht nur als Anzeigedialog verwendet wird, sondern aktiv in dem Dialog auch Eingaben getätigt werden können. Je nach Berechtigung können nur Vorgesetzte oder auch die Mitarbeiter selbst Änderungen vornehmen
Inhaltsverzeichnis
Arbeitszeiten und Tage
Hier werden die Arbeitszeiten angezeigt, die beim Mitarbeiter eingetragen sind.
Hier die wichtigsten Spalten in der Übersicht:
Von & Bis: Diese Spalten geben Anfang und Ende der Arbeitszeit wieder. Je nach Regelung und Stempelverhalten können auch mehrere Von-Bis Paare pro Tag vorliegen, beispielsweise wenn der Mitarbeiter die Mittagspause explizit stempelt. Sie geben also eigentlich Beginn und Ende des eines zusammenhängenden Arbeits-Intervalls wieder.
Wochentag (WT): Name des Wochentags
Tag (T): Der Kalendertag im Monat
Tag +/-: Erstreckt sich ein Arbeits-Intervall über die Tagesgrenze hinweg, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter von 22:00 bis 6:00 in einer Nachtschicht arbeitet, zeigt das Feld Tag+/- den folgenden Tag an. Beginn die Arbeit schon am Vortag (zählt aber logisch zum aktuellen Tag), wird hier der Vortag angezeigt.
Dienstgang (DG): Eine Dienstgangbuchung wird im Zeitkonto extra ausgewiesen, da es rechtlich und auch versicherungstechnisch notwendig ist den Zeitraum festzuhalten, an dem der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen hat. Dienstgangbuchungen werden im System abweichend zu normalen Kommen-/Gehen-Buchungen ausgewiesen.
Konten
Im Bereich auf der rechten Seite des Zeitkontos finden sich die Spalten für die Ergebnisse der zeitwirtschaftlichen Berechnung. Wichtige Felder sind die folgenden:
Istzeit: Die Istzeit ist die anrechenbare Zeit bis zur Sollzeit, im Regelfall ohne Überstunden.
Sollzeit: Die Sollzeit, die das System auf Basis des Zeitmodells des Mitarbeiters für den Tag ermittelt hat. Die Sollzeit ist die im Arbeitsvertrag täglich vereinbarte Zeit.
Zeitkonto: Das Feld Zeitkonto gibt in der Regel den Tagesaldo der ersten Zeitkontos der Mitarbeiter an, zum Beispiel die Anzahl der Überstunden bei angestellten Mitarbeitern.
Weitere Zeitkonten: Je nach Konfiguration zeigen Unternehmen hier weitere Zeitkonten wie Zuschläge, Pausenzeit usw. an.
Es werden nur Konten angezeigt, die auch für den Mitarbeiter freigegeben sind, die Anzeige lässt sich also einschränken. Direkte Änderungen oder Korrekturen durch in die einzelnen Konten sind nicht möglich, da die Salden immer Ergebnis der Berechnung sind. Um die Ergebnisse zu beeinflussen, sind dann die Ausgangsdaten wie Beginn, Ende zu korrigieren.
Monatliche Summen
In den Summenzeilen im unteren Bereich des Zeitkontos werden die die erfassten und berechneten Zeiten monatlich aufsummiert angezeigt.
Summe: Entspricht der im laufenden Monat aufsummierten Zeit.
Vortrag: Dies ist die Zeit, die aus dem Vormonat in den aktuellen Monat übertragen wurde, zum Beispiel der Saldo des Gleitzeitkontos vom letzten Tag des Vormonats. Durch Klicken in das Feld kann der Vortrag direkt geändert werden.
Umbuchungen: In der Zeile werden die auf den Monat bezogenen Umbuchungen für die einzelnen Konten ausgewiesen.
Gesamt: In dieser Zeile werden die aufsummierten Zeiten aus (Summe, Vortrag und Umbuchungen) ausgewiesen.
Korrekturkennzeichen
Werden Arbeitszeiten, die ursprünglich automatisch erfasst wurde, nachträglich manuell verändert, so gilt dies als Korrektur. Um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, werden alle Korrekturen historisch vorgehalten. Beim Klicken auf das Korrekturkennzeichen wird die Uhrzeit und der Systemuser sowie die gemachte Änderung angezeigt. Für jede Änderung oder Korrektur wird im Hintergrund ein eigener Datensatz erzeugt.
In der Spalte „Ko“ wird vom System für jedem manuellen Eintrag und jeden korrigierten Satz ein Hinweis angezeigt, verdeutlicht durch das Symbol mit Papier und grünem Stift.
Das blauen Ausrufezeichen signalisiert, dass tagesbezogene Hinweise Warnungen vorliegen (zum Beispiel eine Ruhezeitverletzung). Die rote Ampel signalisiert Fehlermeldungen, die vom System automatisch anhand der hinterlegten Regelwerke erzeugt werden. Ein Typisches Beispiel für eine Fehlermeldung ist, dass der Mitarbeiter den Beginn erfasst, aber vergessen hat, das Arbeitsende einzutragen. Mit Klicken auf die Icons werden die Warnungen und Fehlermeldungen, sowie deren Historie angezeigt.
Genehmigungsstatus
Wenn gewünscht, kann konfiguriert werden, dass nicht nur Urlaube und andere Abwesenheiten, sondern auch erfasste Arbeitszeiten genehmigungspflichtig sind.
Mit der Aktivierung des Workflows im System, werden die von den Mitarbeitern getätigte Buchungen (Zeitbuchungen, Fehlzeiten, etc.) zunächst ungenehmigt festgehalten. Sie werden als Anträge an den oder die Vorgesetzten versendet. Diese haben anschließend die Aufgabe, die Anträge zu genehmigen oder abzulehnen.
Ein blaues Fähnchen in der Spalte „G“ signalisiert den Mitarbeitern, dass die erfassten Anträge noch nicht genehmigt wurden. Mit der Genehmigung der Anträge durch die Vorgesetzten wechselt die Farbe des Fähnchens auf grau. Den Mitarbeitern wird somit die Freigabe der Anträge signalisiert.
Umbuchungen
Für verschiedene Fälle können tagesbezogene Umbuchungen gemacht werden. Sind zum Beispiel an einem Tag Überstunden angefallen, und diese vom Gleitzeitkonto auf ein Sammelkonto oder Auszahlungskonto umgebucht werden.
In der Spalte „U“ werden diese Umbuchungen mit einem blauen Pfeil angezeigt, sofern eine Umbuchung vorliegt. Ein Klick in das Feld ermöglicht die Anlage neuer Umbuchungen. Mit dem Klicken auf das Umbuchungskennzeichen werden die an dem Tag getätigten Umbuchungen in einem Dialog mit den Informationen zu Benutzer und Uhrzeit aufgelistet. Pro Tag können mehrere Umbuchungen auf die unterschiedlichsten Zeitkonten vorgenommen werden.
Parameterzuordnungen
Parameterzuordnungen sind Einträge mit denen abweichend von den Stammdaten einer Person, zeitlich begrenzte Zuordnungen von verschiedenen Parametern gemacht werden (Zeitmodell, Pausenmodell, Kostenstelle, Abteilung, etc.). Zum Beispiel kann ein Kalender für eine gewisse Zeit vom im Stammsatz zugeordneten Kalender abweichen, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend an einem von seinem Stammarbeitsplatz abweichendem Bundesland eingesetzt wird. Mit dem Lupensymbol wird in der Spalte „P“ signalisiert, wenn es vom Standard abweichende Zuordnungen von Parametern gibt.
Abwesenheiten
Mit Klicken auf die Spalte „Ab“ werden die für den Anwender freigegebenen An- und Abwesenheitsarten angezeigt. Der Anwender kann zum Beispiel Urlaub, Dienstreise, Gleitzeitabbau etc. auswählen und direkt im Zeitkonto eintragen. Das zweistellige Kürzel für die ausgewählte An- oder Abwesenheitszeit wird dann in der Spate „Ab“ angezeigt.