Lohnt sich der Umstieg von Excel zur Personalzeitwirtschaft?

Lohnt sich der Umstieg von Excel zur Personalzeitwirtschaft?

Viele kleine und mittelständischen Unternehmen überlegen, eine elektronische Personalzeitwirtschaft einzuführen. Aber ab welchem Arbeitsaufwand amortisiert sich ein solches System und ab wann macht es Sinn die händische Dokumentation von Arbeitszeiten zu automatisieren? Meist reicht die Zeit nicht aus, das Thema einmal genauer zu betrachten und vielleicht sogar eine Kosten- und Nutzenanalyse durchzuführen. Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten birgt jedoch diverse Nachteile, die oft erst auf den zweiten Blick deutlich werden. Wir versuchen, auf Risiken hinzuweisen, Kosten aufzuschlüsseln und einen Überblick zu geben, welche Vorteile die Einführung einer elektronischen Personalzeitwirtschaft bieten kann.

Welche Nachteile bringt das Erfassen von Arbeitszeiten in Excel?

Natürlich ist es naheliegend, zum Stundenerfassung zunächst ein Excel zu verwenden. Meist kümmert sich dann ein Mitarbeiter um die Vorlage, und die Komplexität nimmt mit der Zeit zu. Dieses Vorgehen ist jedoch auf Dauer riskant. Folgende Herausforderungen treten bei der Zeiterfassung mit Excel auf­:

Mangelnde Datenqualität
Da es keine Kontrollmechanismen für der Erfassung der Zeiten gibt, schleichen sich beim Erfassen der Arbeitszeiten in Excel schon mal Tippfehler ein. Da spielt es keine Rolle, ob diese vom Mitarbeiter selbst oder direkt vom Vorgesetzten gemacht werden. Zudem ist es Vertrauenssache der Vorgesetzten die Aufschriebe oder die mitgeteilten Zeitangaben von den Mitarbeitern zu übernehmen. Daher müssen die Daten manuell überprüft werden, was Zeit in Anspruch nimmt. Ein Zeiterfassungssystem prüft selbst und weist Prüfer proaktiv auf Probleme hin, wodurch der Aufwand reduziert werden kann.

Weniger Bequem
Ein Excel-System ist nicht kombinierbar mit elektronischer Erfassung, wie zum Beispiel physischen Terminals oder einer Handy-App. Mitarbeiter können so z.B. nicht unterwegs buchen. Auch den Ausweis beim Betreten des Büros kurz an ein Gerät zu halten ist deutlich schneller erledigt, als ein Excel zu starten und Zeiten einzutippen.

Rechtliche Unsicherheit
Bei den Stunden-Aufschrieben handelt es sich um personenbezogene Daten. Je nach Situation bestehen Aufbewahrungspflichten, so dass z.B. die Dokumentation von Überstunden bis zu 2 Jahre aufgehoben werden muss. Vorgaben des Datenschutzes sowie Löschpflichten müssen explizit eingehalten werden. Meist kann das nicht sicher gewährleistet werden.

Manuelle Prozesse
Insofern Zeiterfassungslogik (z.B. Sollstunden, Pausenzeiten, Berechnung von Gleitzeit, Rundungen) im Excel eingebaut ist, ist diese verteilt auf viele verschiedene Excel-Dateien, und jede Änderung beutete, dass jeder Mitarbeiter seine Vorlage auf eigene Verantwortung austauschen muss. Es müssen die Listen zusammengetragen, verwaltet und archiviert werden. Eine manuelle Übertragung der Arbeitszeiten an ein Lohn- & Gehaltssystem kann nicht automatisiert werden. Um die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter erstellen zu können, müssen die Daten händisch in ein Lohn- & Gehaltssystem übergeben werden. Alles in allem birgt der Prozess einige Risiken, von der Erfassung der Arbeitszeiten bis hin zur Auszahlung der Löhne und Gehälter.

Welche Vorteile bietet eine elektronische Personalzeitwirtschaft?

Um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, erweist sich die Einführung einer elektronischen Personalzeitwirtschaft in vielen Unternehmen als vorteilhaft. Einzelne Vorteile sind:

Kontrollierte Datenqualität
Kontrollmechanismen, wie beispielsweise der Abgleich mit der tatsächlichen Uhrzeit, überwachen die korrekte Erfassung der Zeiten. Ungültige Zeitbuchungen, Ruhezeit Verletzungen und andere Probleme können schon bei der Erfassung adressiert werden. Eine ausgereifte Personalzeitwirtschaft speichert auch Korrektursätze, also frühere Versionen der Stundenbuchungen. So sind sie im Zweifelsfall auskunftsfähig darüber, wer wann welche Buchung gemacht und nachbearbeitet hat.

Schnelle Erfassung
Die Erfassung der Arbeitszeiten werden von den Mitarbeitern durch das Buchen mit einem Ausweis oder Chip an einem virtuellen oder physischen Erfassungsterminal erledigt. Ein virtuelles Terminal kann beispielsweise eine Handy-App sein.

Automatismen
Automatische Berechnung von Überstunden und Mehrarbeit, auch bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen wie Teilzeit. Die Regelungen sind immer Up-to-Date und können auch beliebig nachwirkend durchgeführt werden.

Integrationen
Die Übergabe der Zeitkonten an ein Lohn- & Gehaltssystem erfolgt per Knopfdruck und ist in wenigen Sekunden erledigt. Ggfs. können Stammdaten wie der Personalstamm automatisch aus anderen Systemen in die Personalzeitwirtschaft übernommen werden.

Abwesenheitsplanungen und Genehmigungen
Ein PZW-System bietet in der Regel auch die Verwaltung von Abwesenheiten an, also zum Beispiel Urlauben und Krankheiten. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit bestimme An-/Abwesenheiten selbst zu erfassen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Personalbüro können per Mausklick Korrekturen durchführen und genehmigungspflichtige An-/Abwesenheitsarten schnell und unkompliziert freigeben.

Zentrale Datenhaltung
Es werden alle Daten zentral in einer Datenbank erfasst und verwaltet. Alle Anwender haben die gleiche Sicht und es stehen für alle Anwender einheitliche Information zur Verfügung.

Ab wann lohnt sich eine elektronische Personalzeitwirtschaft?

Die Erfassung von Zeiten in Excel erscheint auf den ersten Blick kostenlos. Allerdings muss in die Vorbereitung und Erstellung einer Excel-Vorlage durchaus Arbeitszeit investiert werden. Genau betrachtet ist der Zeitaufwand sogar recht hoch, der durch viele manuelle Tätigkeiten entsteht, die jeden Monat durchgeführt werden müssen.

Für die Eingabe, aber auch das Zusammenfassen und ggfs. die Übertragung an ein Lohnsystem fällt jeden Monat Aufwand an. Im schlechtesten Fall wird bei einer Prüfung eine Inkonsistent festgestellt (z.B. ein Fehler beim Abtippen), dann muss unter Umständen direkt deutlich mehr Zeit in die Fehlersuche investiert werden. Dazu kommt, dass ein Mitarbeiter die Zeiten nachhalten/archivieren muss, also z.B. jeden Monat das alte Excel-Sheet kopieren und sichern muss.

Fazit: Mit einer elektronischen Personalzeitwirtschaft haben Sie die Kosten voll im Griff

Zeitraubende und fehlerhafte Dokumentation im Excel gehören mit der Einführung einer elektronischen Personalzeitwirtschaft der Vergangenheit an. Auch wenn die Einführung zu Beginn Investitionskosten verursacht, amortisieren sich die Kosten innerhalb kürzester Zeit. Ob von den Unternehmen eine On-Premise Lösung oder eine Cloud-Lösung bevorzugt wird, muss, abhängig von den betrieblichen Gegebenheiten, von den jeweiligen Fachabteilungen geklärt werden. Es spricht also alles dafür, dass sich die Einführung einer elektronischen Personalzeitwirtschaft in den allermeisten Unternehmen lohnt, um Kosten zu sparen, Fehler zu vermeiden, Rechtssicherheit zu unterstützen und Transparenz schaffen.

Suchbegriffe

Excel, Personalzeitwirtschaft, Zeitwirtschaft
  26-10-2020

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