Definition -  Was ist Zeitwirtschaft?

Was ist Zeitwirtschaft?

Die Zeitwirtschaft ist ein nicht wegzudenkendes Erfassungsinstrument in jedem Unternehmen und steht für das Erfassen, Verwalten und Verarbeiten von gebuchten Arbeits- und Fehlzeiten. Es werden Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeiten sowie die Pausenzeiten und die An- und Abwesenheitszeiten für bestimmte Zeitabschnitte während des Tages festgehalten, strukturiert und verwaltet. Abhängig von den verwendeten Zeitmodellen werden die gebuchten Zeiten auf die unterschiedlichsten Zeitkonten (Zeittöpfe) verteilt.

Zeiterfassungssysteme & Zeitwirtschaftssysteme

Früher war es die Stechuhr oder ein vom Vorgesetzten geführter Handzettel um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten. Heute sind es moderne EDV gestützte Zeiterfassungssysteme die in allen Firmen und öffentlichen Einrichtungen zum Einsatz kommen.

Jedes Unternehmen hat die Herausforderung Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und diese abhängig von den gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben nach bestimmten Regelwerken aufzubereiten und zu verwalten. Nur von den Mitarbeitern im Rahmen des Arbeitsvertrages geleistete Arbeitszeiten und bezahlte An- und Abwesenheitszeiten sind für ein Unternehmen relevant und werden vergütet. Mittels sogenannter Zeitwirtschaftssysteme werden die arbeitsbezogenen Zeiten der Mitarbeiter in den Unternehmen erfasst, verwaltet und in Zeitkonten aufbereitet. Auf Basis der erfassten Arbeitszeiten kann ein Unternehmen Rückschlüsse zur Auslastung der Personaldecke ziehen und entsprechende Maßnahmen einleiten um z. B. um die Personaldecke zu erhöhen oder abzubauen.

Arbeitszeiten erfassen

Mittels Ausweis oder Chip erfassen die Arbeitnehmer an sogenannten Zeiterfassungsterminals ihre Arbeitszeiten, die zunächst mal als sogenannte „Rohdaten“ im System festgehalten werden. Es wird bereits bei der Erfassung der Zeiten unterschieden, ob es sich um eine Kommt- oder Geht-Buchung oder z. B. um eine Dienstgang oder Fehlzeit Buchung handelt. In der modernen Arbeitswelt werden heute zur Erfassung der Arbeitszeiten sogenannte WEB-Terminals, mobile Geräte wie Handys, Tablets oder sogar Telefonanlagen mit Nummerncode für jeden Anwender zur Identifizierung eingesetzt.

Aufgaben des Zeitwirtschaftssystem

Jede Person, der Personalstammsatz, wird im System mit einem Zeitmodell, Pausenmodell, Rundungsmodell und vielen weiteren Parametern ausgestattet, die in Abhängigkeit zueinander betrachtet werden müssen. Während der Aufbereitung der Zeitkonten werden diese Abhängigkeiten vom System geprüft und die Arbeitszeiten in sogenannte Zeittöpfe aufgeteilt. Bei einem Angestellten wird z. B. der Saldo auf oder abgebaut, je nachdem ob er seine tägliche Sollzeit über- oder unterschritten hat. Oder bei Anordnung z. B. einer Mehrarbeitsgenehmigung werden die erfassten Arbeitszeiten über der Sollzeit auf ein Mehrarbeitskonto geschrieben. In einem modernen Zeitwirtschaftssystem können alle erdenklichen Zeitkonten wie Tageskonten, Wochenkonten, Monatskonten, Langzeitkonten, Jahreskonten usw. abgebildet und dargestellt werden.

Eine moderne EDV gestützte Zeitwirtschaft bietet heute die Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen einen Einblick auf sein eigenes Zeitkonto hat oder z. B. seine Urlaubsplanung selbständig und online im System vornehmen kann. Mit der direkten Teilnahme und Zugriff der Mitarbeiter auf das Zeiterfassungssystem, wird die Eigenverantwortung und die Motivation der Mitarbeiter gefördert.

Reports und Auswertungen

Abhängig von dem jeweiligen User zugeordneten Benutzerberechtigungen können die Mitarbeiter in der Personalabteilung Reports und Auswertungen erstellen. Es lassen sich schnell die für das Management wichtigen Kennzahlen und Prognosen ermitteln z. B. welche Zuschläge oder Mehrarbeiten am Monatsende ausbezahlt werden müssen.

Eine moderne, EDV basierende Zeitwirtschaft ist heute in keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Durch die zentrale Haltung der Daten in einem System wird das Mangen und Steuern von Prozessen unterstützt. Moderne, auf Browser basierende Oberflächen mit einer intelligent ausgearbeiteten Benutzerführung zeichnen ein ausgereiftes Zeitwirtschaftssystem aus.

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