Wie genehmige ich Abwesenheiten in der Mailbox?
Die adicom Personalzeitwirtschaft unterstützt Genehmigungsprozesse. Ein klassischer einstufiger Prozess gestaltet sich in der Regel wie folgt:
- Ein Mitarbeiter trägt Urlaub oder eine andere genehmigungspflichtige Abwesenheit ein.
- Der Urlaub ist eingetragen, jedoch ungenehmigt.
- Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung.
- Der Vorgesetzte prüft den Urlaub und genehmigt diesen, oder lehnt ab.
- Der Mitarbeiter erhält eine Info über die Genehmigung oder Ablehnung.
In der Mailbox der adicom Personalzeitwirtschaft werden alle für den Anwender oder den Vorgesetzten bestimmte Informationen angezeigt. Informationen sind zum Beispiel Abwesenheitsanträge oder Korrekturen an Zeiterfassungssätzen. Alle Informationen werden historisch aufbewahrt, es können also auch vergangene Tätigkeiten nachvollzogen werden.
Inhaltsverzeichnis
Übersicht der Mailbox-Einträge für Abwesenheitsplanungen
Der obige Screenshot zeigt diverse genehmigte Mailbox-Einträge für Abwesenheitsplanungen aus der Sicht eines Vorgesetzten.
Dieser Text zeigt, wie die Mailbox genutzt werden kann, um einen Genehmigungsprozess zu unterstützen. Der Prozess kann jedoch auch in Gänze in der Plantafel durchgeführt werden, dies ist hier "Wie genehmige ich Abwesenheiten in der Plantafel?" beschrieben.
Schritt 1: Abwesenheit beantragen
Ein Mitarbeiter plant eine Abwesenheit in der Plantafel oder im Zeitkonto. Der Mitarbeiter trägt dazu die geplante Abwesenheit in einem bestimmten Zeitraum ein. Hat der Mitarbeiter keinen Zugriff oder ist verhindert, kann auch der Vorgesetzte den Urlaub für den Mitarbeiter eintragen.
Die Planung wird automatisch blau unterlegt. Dies signalisiert, dass die Genehmigung noch aussteht. Die Planung ist also erst einmal nur beantragt. Beantragte Planungen stoßen automatisch den Genehmigungs-Workflow an.
Schritt 2: Eintrag in der Mailbox
Der Mitarbeiter kann nun den Antrag in seiner Mailbox einsehen. Gleichzeitig liegt in der Mailbox des Vorgesetzten zur Genehmigung oder Ablehnung vor.
Für Abwesenheiten zeigt die Mailbox die betroffene Person, den Zeitraum und den Genehmigungsstatus an. Vorgesetzte und Mitarbeiter sind mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet: in der Regel können Mitarbeiter die Anträge nur einsehen, Vorgesetzte dagegen genehmigen oder ablehnen.
Schritt 3: Entscheidung eintragen
Der mit den entsprechenden Rechten ausgestattete Vorgesetzte kann die Anträge seiner Mitarbeiter bearbeiten. In den Spalten auf der rechten Seite kann der Vorgesetzte seine Entscheidung im System hinterlegen, indem er auf das entsprechende Feld neben dem Antrag klickt: „genehmigt“, „abgelehnt“, „gesehen“.
Mit dem Klick in das Feld „genehmigt“ wird der Antrag freigegeben.
Das Feld „Gesehen“ dient für komplexere Workflows, in denen eine Partei zwar eine Planung nur genehmigen kann, jedoch zur Kenntnis genommen haben muss. Dies können zum Beispiel die HR-Abteilung oder der Betriebsrat sein.
Schritt 4: Nachricht eingeben und Bestätigen
Abhängig davon, wie die entsprechende Abwesenheit in den Grunddaten des Systems hinterlegt ist, wird der Anwender aufgefordert einen Grund, beziehungsweise eine Nachricht beim Genehmigen oder Ablehnen einzugeben.
Schritt 5: Abwesenheitsplanung genehmigt oder abgelehnt
Ist der Genehmigungsvorgang erfolgreich abgeschlossen, wechselt die Farbe der Abwesenheit in der Plantafel von blau auf grün. Bei einer Ablehnung des Antrages wird die Abwesenheit gelöscht. Der Mitarbeiter wird automatisch darüber benachrichtigt, dass seine Planung genehmigt oder abgelehnt wurde, und kann den neuen Status außerdem in seiner Plantafel einsehen.